Papéis, fases e variáveis

Um processo descreve um trabalho que se repete, mas cada vez é com outras pessoas, outro cliente, outra data. Papéis, fases e variáveis são os pontos que ficam em aberto no processo e você preenche na hora de aplicar. Pense numa receita: os ingredientes e o modo de preparo são fixos, mas quem cozinha e para quantas pessoas muda a cada vez.

Você os define no editor do processo, no botão Papéis, fases e variáveis, e confirma com Concluída. Depois, salve o processo.

Papéis

Um papel diz quem faz cada parte, sem citar uma pessoa: "Corretor", "Financeiro", "Gestor". Cada tarefa recebe um papel no campo Cargo; a subtarefa sem papel usa o da tarefa acima.

Ao aplicar o processo, cada papel recebe uma pessoa do espaço, e as tarefas desse papel nascem com ela como responsável. O Elefante sugere as pessoas cujo cargo contém o nome do papel. Papel deixado vazio cria as tarefas sem responsável.

Fases

Fases são as etapas do processo, em ordem: "Documentação", "Vistoria", "Entrega". Só as tarefas do primeiro nível recebem fase; as subtarefas acompanham a tarefa de cima. No editor, a lista agrupa as tarefas por fase, com um grupo Sem fase no fim.

Ao aplicar numa lista nova, você pode criar Uma lista por fase. Se o projeto já tem uma lista com o nome da fase, ela é reaproveitada, então usos seguidos do mesmo processo compartilham as mesmas etapas.

Variáveis

Uma variável é uma informação que muda a cada uso, como o nome do cliente ou o endereço do imóvel. Cada variável tem um código, mostrado ao lado dela entre chaves duplas, como {{cliente}}. Escreva esse código no nome, na descrição ou num item de checklist da tarefa.

Ao aplicar, você informa o valor de cada variável e o Elefante troca o código pelo valor em todas as tarefas. A primeira variável já vem preenchida com a Identificação que você dá ao uso do processo. Variável sem valor deixa o código no texto, do jeito que está.

Dica: o código não muda se você renomear a variável, porque as tarefas dependem dele. Para mudar o código, apague a variável e crie outra.

Onde acessar

Endereços a partir do domínio da sua conta.