Gerar tarefas a partir de um processo

Chegou um funcionário novo e o onboarding precisa começar segunda-feira. Você aplica o processo de onboarding, informa o nome dele, a data de início e quem cuida de cada parte, e o Elefante cria todas as tarefas no projeto, já com datas e responsáveis. Antes de criar, você vê a lista completa para conferir.

Onde começar

• Na lista de processos (Configurações > Processos), clique em Aplicar no cartão do processo.
• No editor do processo, clique em Aplicar. Salve antes: com mudanças não salvas, o botão fica apagado.
• Na barra lateral de Tarefas, no menu de uma lista, escolha Adicionar tarefas de um processo: as tarefas entram nessa lista.
• Na barra lateral de Tarefas, no menu de um projeto, escolha Adicionar lista de um processo: as tarefas entram numa lista nova do projeto.
• Num espaço ainda sem projetos, o administrador vê o cartão Usar um processo, que cria um projeto novo a partir do processo.

Pela barra lateral, o primeiro passo é escolher o Processo. Só aparecem os processos prontos e com tarefas do espaço.

Passos

O assistente Aplicar processo tem até seis passos. Quem só aparece se o processo tem papéis, e Detalhes só se tem variáveis.

1. Processo: escolha o processo (só quando você começou pela barra lateral).
2. Aonde: preencha a Identificação, como o nome do funcionário ou do cliente. Ela é obrigatória e vira a etiqueta de todas as tarefas criadas. Depois escolha o destino:
   • Projeto existente ou Novo projeto. No projeto novo, informe o Nome do projeto; ele nasce com os status Aberta, Fazendo e Concluída.
   • Num projeto existente, Nova lista ou Lista existente.
   • Numa lista nova de processo com fases, Uma lista por fase ou Tudo numa lista. Listas com o mesmo nome da fase são reaproveitadas.
   • Nome da lista: o nome da lista nova, ou da lista que recebe as tarefas sem fase.
3. Quando: escolha Começa em e informe a Data para iniciar, ou Termina até e informe o Prazo final. Com o prazo final, o cronograma é calculado de trás para frente para a última tarefa terminar nessa data.
4. Quem: escolha uma pessoa do espaço para cada papel. Abaixo do campo aparece uma Sugestão quando alguém tem o nome do papel no cargo.
5. Detalhes: informe o valor de cada variável. A primeira já vem com a Identificação.
6. Revisão: confira cada tarefa com a lista, as datas e o responsável. Avisos em destaque mostram papel sem pessoa e variável sem valor.

Clique em Criar tarefas. O Elefante mostra quantas tarefas foram criadas e abre a primeira lista.

Como funciona

As datas saem da duração e das dependências de cada tarefa, em dias úteis: fins de semana e feriados nacionais do Brasil são pulados. Cada tarefa começa às 9h e termina às 18h no seu fuso horário. Tarefa sem duração é criada sem datas, e o marco sem duração vira um ponto às 18h.

As tarefas entram no primeiro status de "a iniciar" do projeto (ou no primeiro status, se não houver um assim), com subtarefas, dependências, checklist e a etiqueta da Identificação. Papel sem pessoa cria tarefas sem responsável.

Criar pelo processo tem o mesmo efeito de criar à mão: entra no histórico, avisa responsáveis e seguidores e dispara as automações do projeto para tarefas criadas. Veja Automatizar o projeto.

Dica: aplicar o mesmo processo de novo no mesmo projeto é seguro. Cada uso tem a sua etiqueta, e você filtra as tarefas de um uso pela Identificação.

Depende de

Participar do projeto de destino. Para criar um projeto novo, poder criar projetos no espaço. Veja Projetos.

Se deu errado

Onde acessar

Endereços a partir do domínio da sua conta.