Criar uma página de agendamento
Você atende clientes e perde tempo combinando horário por e-mail. Crie uma página de agendamento: você manda o link, a pessoa escolhe um horário em que o seu time está livre, e a reunião aparece na agenda de todos.
Como configurar
- Abra o projeto e vá às configurações dele. Em Integrações, clique em Agendamento.
- Clique em Novo calendário, dê um nome (por exemplo, "Demonstração do produto") e crie. O editor abre em seguida.
- Preencha os campos e clique em Salvar.
- Em Link público, clique em Copiar link e mande para quem vai agendar.
O calendário nasce ativo, com você como organizador e única pessoa da equipe, reuniões de 30 minutos, sem intervalo entre elas, antecedência mínima de 2 horas e máxima de 30 dias, e horários de segunda a sexta, das 9h às 12h e das 14h às 18h, no seu fuso horário.
Campos
| Campo | Para que serve |
|---|---|
| Descrição | Texto que a pessoa lê na página antes de escolher |
| Local | Endereço ou link fixo da reunião |
| Google Meet | Cria uma sala do Meet a cada reunião agendada, na conta Google do organizador |
| Organizador | Quem aparece como responsável e assina os e-mails. Precisa estar na Equipe |
| Equipe | Quem participa de toda reunião. Só membros do projeto |
| Duração (minutos) | De 5 a 480 |
| Intervalo entre reuniões (minutos) | Folga antes e depois de cada compromisso, de 0 a 240 |
| Antecedência mínima (horas) | Quanto tempo antes a pessoa pode agendar, de 0 a 720 |
| Antecedência máxima (dias) | Até quantos dias à frente aparecem horários, de 1 a 90 |
| Fuso horário | O relógio em que valem os horários da Disponibilidade |
| Disponibilidade | Os dias da semana e os períodos de cada dia. Use Adicionar período para mais de um período no mesmo dia |
O nome muda clicando nele no topo do editor, e o interruptor Ativo liga e desliga a página na hora. Para apagar, use Apagar no topo: o link deixa de funcionar e as reuniões já agendadas continuam.
Como o Elefante escolhe os horários
Um horário só aparece na página quando todas as pessoas da Equipe estão livres nele, contando o intervalo entre reuniões. Ocupa a agenda um evento que a pessoa organiza ou a que respondeu que vai ou talvez vá. Compromissos marcados só no Google não contam.
Quando alguém agenda, o Elefante cria o evento no projeto, com o nome do calendário e o nome da pessoa, e coloca a equipe inteira como convidada, já confirmada. Organizador e equipe recebem aviso em Atualizações quando uma reunião é agendada, remarcada ou cancelada. Veja Como a pessoa de fora agenda.
Atenção: se o organizador sai do projeto ou é desativado, a página fica fora do ar. Escolha outro organizador da equipe.
Depende de
- Ser administrador do projeto: só quem administra vê as configurações. Veja Projetos.
- Para o Google Meet, o organizador com a conta Google conectada. Veja Conectar o Google e usar o Google Meet.
Se deu errado
| Mensagem ou sintoma | Causa | O que fazer |
|---|---|---|
| Não tem permissão nas configurações do projeto | Você não administra o projeto | Peça a um administrador do projeto |
Invalid duration_minutes (ou buffer_minutes, min_notice_hours, max_days_ahead) | O número ficou fora do limite do campo, ou vazio | Use um valor dentro dos limites da tabela acima |
Availability periods overlap | Dois períodos do mesmo dia se sobrepõem | Ajuste para um terminar antes do outro começar |
Invalid availability | Um período termina antes ou na mesma hora em que começa | Corrija o fim do período |
Team members must belong to the project | Alguém da equipe não participa mais do projeto | Tire a pessoa da Equipe |
| Quem abre o link vê Este calendário não está disponível. | A página está desligada, foi apagada, o projeto foi arquivado ou o organizador não está mais na equipe | Ligue Ativo e confira o organizador e a equipe |
| A página mostra Nenhum horário disponível no momento. | A equipe não tem horário livre em comum dentro da antecedência configurada | Amplie a Disponibilidade ou a Antecedência máxima (dias), ou tire alguém da Equipe |
| A sala do Meet não foi criada em uma reunião | O Google não respondeu na hora do agendamento | O organizador recebe um aviso; abra o evento e use Adicionar Google Meet |
Onde acessar
| Onde | Endereço | Acesso direto |
|---|---|---|
| Agendamento do projeto | /tasks/{spaceId}/{projectId}/settings?option=16 | Sim |
| Página pública de agendamento | /book/{token} | Sim, pelo link copiado em Link público |